Có hai thời điểm trong một dự án mà chủ đầu tư còn quyền lực thật sự.

Một là lúc chưa ký hợp đồng.

Hai là lúc nghiệm thu.

Sau đó thì mọi vấn đề đều trở thành việc đi xin.

Nội dung từng buổi FAT, SAT và cách phân loại điểm tồn, Kim Nguyễn Corporation đã có bài riêng: FAT và SAT: nghiệm thu dây chuyền cho đúng. Bài này nói từ phía người trả tiền: chuẩn bị gì để không ký vì nể, và giữ lại phần nào tới cuối.

FAT và SAT khác nhau thế nào

FAT — Factory Acceptance Test. Nghiệm thu tại xưởng của hãng, trước khi thiết bị được tháo và đóng thùng.

SAT — Site Acceptance Test. Nghiệm thu tại nhà máy của anh chị, sau khi lắp đặt và đấu nối xong.

Khác biệt quyết định nằm ở chỗ ai trả tiền để sửa:

Phát hiện vấn đề ở xưởng họ thì họ sửa, miễn phí, trước khi đóng thùng. Họ có sẵn thợ, sẵn vật tư, sẵn thiết bị gia công.

Phát hiện ở nhà máy mình thì mình trả tiền — và trả bằng cả một mùa vụ, vì thời gian sửa chữa xuyên biên giới tính bằng tuần và tháng.

Đó là lý do FAT quan trọng hơn nhiều so với mức độ nghiêm túc mà đa số dự án dành cho nó.

Chuẩn bị FAT: làm trước, không làm tại chỗ

FAT không phải chuyến đi xem máy. Nó là một cuộc kiểm tra có kế hoạch, và kế hoạch phải viết trước.

Bộ tài liệu phải có trước khi lên máy bay

Quy trình FAT được hai bên ký. Ghi rõ sẽ thử gì, đo gì, tiêu chí đạt là gì. Không có văn bản này thì FAT trở thành cuộc trò chuyện, và cuộc trò chuyện không có giá trị pháp lý.

Danh mục kiểm tra theo từng cụm. Cơ khí, điện, điều khiển, an toàn, vệ sinh.

Tiêu chí nghiệm thu định lượng. Năng suất bao nhiêu, tiêu hao bao nhiêu, độ ồn bao nhiêu, sai số bao nhiêu. Con số, không phải tính từ.

Danh sách hồ sơ bàn giao. Bản vẽ hoàn công, sơ đồ điện, sơ đồ P&ID, danh mục phụ tùng kèm mã, tài liệu vận hành và bảo trì, chứng chỉ vật liệu tiếp xúc thực phẩm.

Mục cuối hay bị bỏ sót và gây khó khăn nhiều năm sau. Không có mã linh kiện thì mỗi lần cần phụ tùng phải hỏi hãng — và họ báo giá bao nhiêu cũng phải chịu.

Câu hỏi tôi luôn hỏi ở xưởng hãng châu Âu

“Chạy thử bằng nguyên liệu của tôi được không?”

Không phải nguyên liệu mẫu các anh chuẩn bị sẵn.

Vì trái cây họ dùng để demo luôn đều, chín chuẩn, kích cỡ đồng nhất, được chọn tay. Nguyên liệu thật của mình xô lệch theo mùa, theo vùng trồng, theo ngày mưa.

Máy chạy đẹp với mẫu đẹp không chứng minh được gì.

Gửi vài trăm ký nguyên liệu thật sang châu Âu tốn vài nghìn đô và mất vài tuần. Tôi đã làm việc đó cho hồ tiêu, cho dứa, cho da cá. Chưa lần nào thấy tiếc.

Với sản phẩm mà chỉ tiêu chất lượng nhạy với đặc tính nguyên liệu — độ Bloom của gelatine, mùi của collagen, tỷ lệ thu hồi khi ép — thì đây không phải lựa chọn, là bắt buộc.

Ai đi FAT

Đừng đi một mình, và đừng chỉ cử người mua hàng.

Đoàn tối thiểu nên có: người sẽ vận hành dây chuyền, người phụ trách bảo trì, và người phụ trách chất lượng.

Ba người này nhìn ba thứ khác nhau, và cả ba đều là thứ người mua hàng không nhìn thấy.

Đây cũng là dịp đào tạo đáng giá — đội của anh chị được nhìn máy khi nó còn tháo rời được, được hỏi kỹ sư thiết kế trực tiếp.

SAT: kiểm tra cái mà FAT không kiểm tra được

Ở xưởng hãng, thiết bị chạy trong điều kiện lý tưởng: nguồn điện ổn định, hơi đủ áp, không gian rộng, kỹ sư hãng đứng cạnh.

Ở nhà máy anh chị thì khác.

SAT phải kiểm tra đúng những thứ khác biệt đó:

Đấu nối giữa các cụm. Đây là phần thường do bên khác làm, và là phần hay có vấn đề nhất. Kiểm tra độ dốc từng đoạn ống — không chỉ kiểm tra máy chạy được hay không.

Tôi đã gặp trường hợp cả lô hàng trượt vi sinh vì một cái co ống lắp ngang thay vì có độ dốc. Sau mỗi ca vệ sinh còn đọng dịch bên trong, đọng thì sinh màng sinh học, mà màng sinh học chịu được hóa chất tẩy rửa thông thường. Tìm ba tuần mới ra.

Tiện ích thực tế. Áp suất hơi tại điểm sử dụng có đủ không, khi nhiều thiết bị chạy cùng lúc có tụt không. Điện áp có ổn định không. Khí nén có đủ lưu lượng và đạt độ sạch không.

Chạy có tải, ở năng suất thiết kế. Không chạy thử 30% rồi ký. Phải chạy đúng năng suất cam kết, đủ lâu để thấy vấn đề nhiệt và vấn đề tích lũy.

Đo tiêu hao thực tế. kWh điện, kg hơi, m³ nước cho mỗi tấn sản phẩm. So với con số cam kết trong hợp đồng.

Đây là lý do phải yêu cầu ghi tiêu hao vào hợp đồng như một chỉ tiêu nghiệm thu — nếu chỉ là “số liệu tham khảo” thì đo xong cũng không làm gì được.

Chạy thử chu trình CIP đầy đủ. Đo lưu lượng tại các điểm phun, kiểm tra dung dịch có phủ hết bề mặt không, kiểm tra hệ thống có tự thoát sạch không.

Kiểm tra hệ ghi dữ liệu. Máy có ghi lại thông số từng mẻ không, xuất được báo cáo cho audit không, dữ liệu có bị sửa được không.

Điều khoản thanh toán: đòn bẩy thật sự

Đây là phần ít được bàn nhưng quyết định tất cả.

Nếu hợp đồng cho phép thanh toán gần hết trước khi SAT hoàn tất, thì mọi quy trình nghiệm thu ở trên chỉ là hình thức. Nhà cung cấp không còn động lực để sửa nhanh.

Cấu trúc tôi khuyên:

Mốc	Tỷ lệ tham khảo
Đặt cọc khi ký	Vừa đủ để họ khởi động sản xuất
Trước khi giao hàng	Sau khi FAT đạt
Sau lắp đặt	Một phần
Sau SAT đạt và chạy ổn định một thời gian	Phần giữ lại, đủ lớn để có ý nghĩa

Phần giữ lại cuối cùng là thứ bảo đảm nhà cung cấp còn ở lại với anh chị sau khi máy đã vào nhà.

Và mốc tính bảo hành phải là ngày nghiệm thu chạy có tải, không phải ngày giao hàng. Hai mốc này có thể cách nhau cả năm.

Tôi đã thấy thiết bị nằm trong thùng gỗ ngoài sân năm tháng vì nhà xưởng chưa xong. Bảo hành tính từ ngày giao hàng thì năm tháng đó trôi qua trước khi máy chạy một giờ nào.

Sai lầm phổ biến khi nghiệm thu

Ký biên bản vì nể. Chuyên gia đã bay sang, đã ở lại lâu, ai cũng mệt, và mọi người muốn xong. Đây là lúc dễ ký nhất và tốn kém nhất.

Chấp nhận “sẽ khắc phục sau”. Nếu chấp nhận, phải ghi thành danh mục tồn đọng có tên người chịu trách nhiệm và hạn cụ thể, kèm ràng buộc thanh toán.

Không đo, chỉ nhìn. Máy chạy êm không có nghĩa là đạt tiêu hao cam kết. Phải mang đồng hồ đo và phải ghi số.

Nghiệm thu khi tiện ích chưa ổn định. Chạy SAT khi nồi hơi chưa chạy đúng công suất thì kết quả không có giá trị, và sau này không quy trách nhiệm được cho ai.

Kết luận

FAT là lần cuối cùng nhà cung cấp sửa miễn phí.

SAT là lần cuối cùng anh chị còn tiền trong tay để làm đòn bẩy.

Cả hai đều nên chuẩn bị kỹ hơn nhiều so với mức mà đa số dự án dành cho chúng — vì chi phí chuẩn bị tính bằng ngày công, còn chi phí bỏ qua tính bằng mùa vụ.

Tôi tổng hợp 37 câu hỏi phải hỏi nhà cung cấp thiết bị trước khi ký hợp đồng, gồm cả phần về FAT, SAT, mốc bảo hành và điều khoản thanh toán. Tải bản đầy đủ tại foodtech.paulnguyen.vn, hoặc nhắn Zalo 0938 613 408.

Đọc thêm: Tổng chi phí sở hữu dây chuyền thực phẩm · Đọc báo giá thiết bị: sáu chỗ nhà cung cấp để trống · Danh sách phụ tùng bắt buộc đặt kèm